主催者は申込書のどこを見て採否を決めているか

審査（選考）のある行政イベントでは、申込書の内容で採否が決まります。当サイトの集計では、募集方式が分かる34件のうち15件が審査でした。大きなまつり、クラフトフェア、グルメフェアは、ほぼ審査です。

では、主催者は申込書のどこを見ているのか。この記事では、行政イベントの選考の進み方を順に追いながら、それぞれの段階で何が見られているかを書きます。

選考は3段階で進む

行政イベントの出店者選考は、担当者1人が申込書を眺めて決めるのではなく、だいたい次の3段階です。

1. 事務局による書類確認（足切り）
2. 事務局による一覧化と仮の振り分け（重複調整、枠数への収め込み）
3. 実行委員会や選考会議での決定（仮の振り分けの承認、微調整）

出店者が「審査」と聞いて想像する「じっくり読んで選ぶ」は、2の段階で、しかも一覧表の上で行われます。1で落ちれば2に進まず、3では2の案がほぼそのまま通ります。つまり、勝負は事務局が一覧表を作る段階です。

段階1：書類確認で落ちる申込

最初の確認で見られるのは、次の項目です。

• 応募資格を満たしているか（市内、許可、団体の要件）
• 必要書類が全部あるか（許可証の写し、保険、車検証、写真）
• 記入漏れがないか（連絡先、販売品目、希望区画）
• 締切に間に合っているか
• 禁止品目を売ろうとしていないか

ここで落ちる申込は、内容を読んでもらう前に終わります。行政の担当者は「公平性」を強く意識するので、書類が足りない申込を、善意で補ってはくれません。他の申込者に対して不公平になるからです。「写しは後で送ります」は、締切後なら通りません。

段階2：一覧表の上で見られること

事務局は、申込を一覧表（Excel）にします。列は、事業者名、所在地、区分（キッチンカー・テント）、販売品目、出店料、希望区画、前年出店の有無、備考。この表を見ながら、枠数に収まるように振り分けます。

一覧表の上で、担当者が見ているのは次のことです。

1. 販売品目の重複 たこ焼きが5件、唐揚げが4件、コーヒーが6件、といったふうに、同じ品目が並ぶ。来場者に多様な選択肢を見せたい主催者は、同じ品目を絞ります。品目欄に「たこ焼き」とだけ書いた申込と、「明石焼き風たこ焼き（地元産の卵使用）」と書いた申込では、後者が残る。差別化は、味ではなく一覧表上の文字で判断されます。

2. イベントの趣旨との一致 農業祭なら「地元農産物」、産業まつりなら「市内の事業者」、環境フェスタなら「リユース・環境配慮」。趣旨に合う申込は、一覧表の備考に「○」が付きます。趣旨に触れていない申込は、可もなく不可もなく、枠が余れば入る扱いです。

3. 前年の実績 前年出店者の欄に「○」があると、それだけで優先されます。前年に問題があった出店者は、担当者の記憶か引き継ぎメモで「×」が付いています。

4. 地元との接点 市内の事業者か、市内産の材料か、市内での出店実績があるか。市外の申込は、この接点がないと、市内の申込に負けます。

5. 写真 車両やブースの写真は、一覧表には貼られませんが、判断に迷ったときに開かれます。暗い、散らかっている、看板が読めない写真は、それだけで「当日の見え方が不安」となります。

段階3：会議で見られること

実行委員会や選考会議では、事務局の案を委員が見ます。委員は商工会議所、農協、商店会、市の課長などです。ここで見られるのは、細かい内容より、**「この人たちで当日大丈夫か」**という感覚です。

• 出店者の構成に偏りがないか（飲食ばかり、市外ばかり）
• 委員が知っている事業者について、良い評判・悪い評判があるか
• 前年トラブルのあった出店者が入っていないか

委員は申込書を読み込まないので、ここで逆転することは少ない。ただし、委員が「この人は去年大変だった」と言えば、事務局案から外れます。逆に「この人はいつも助かる」と言えば、残ります。当日の振る舞いが翌年の選考に効くのは、この場面です。

落ちる申込書の共通点

主催者側の視点で、内容以前に不利になる申込書の特徴を挙げます。

• 販売品目が曖昧：「軽食・飲み物」「雑貨など」。何を売るか分からないと、重複調整も趣旨判断もできない
• 手書きが読めない：一覧表に転記するのは担当者。読めない申込は、転記の段階で情報が減る
• 写真がない、または古い：「写真添付」とあるのに無い。あっても数年前の別の車
• 趣旨に触れていない：農業祭に「人気のクレープです」だけ
• 希望が多い：「区画は入口近く希望、電源必須、搬入は9時以降で」。希望が多い申込は「当日も手がかかる」と読まれる
• 前回の記載と矛盾：前年「テント」で出たのに今年「キッチンカー」で、車検証が無い

通る申込書の書き方

逆に、上の3段階を通る申込書は、次のように書かれています。

1. 販売品目は具体的に：品名、価格帯、目玉の1品。写真を添える
2. 趣旨との接点を1行で：「市内○○農園の野菜を使用」「リサイクル素材で制作」
3. 地元との接点を1行で：「市内在住」「昨年○○まつりに出店」「市内の○○に卸しています」
4. 運営面の安心を示す：「テントはウェイト各10kg設置」「ごみは持ち帰ります」「搬入時刻厳守します」
5. 希望は最小限に：どうしても必要なもの（電源）だけ書き、区画や時刻は主催者に任せる
6. 書類は完全に、読みやすく：写しは鮮明に、記入はパソコンか丁寧な手書き

長く書く必要はありません。自由記述欄が5行なら5行で、上の1〜4が読み取れれば十分です。

「良い申込書」より「手のかからない出店者」

最後に、主催者側の本音を書いておきます。行政イベントの担当者は、イベントの当日、数十から数百の出店者と、数千から数万の来場者を、少人数で回します。担当者にとって良い出店者は、「売れる出店者」より「手がかからず、来場者からの苦情が来ない出店者」です。

申込書は、その判断材料です。書類が完全で、品目が明確で、希望が少なく、運営面の配慮が書いてある申込書は、「この人は当日も大丈夫だろう」と読まれます。それが、審査を通る申込書の正体です。